週末5分間 英語クラブ byコツログ

世界のサッカーニュースを英語で学ぶブログです。毎週末更新します。たった5分間ですが内容の濃い英語学習にしましょう。

「会議終了と同時に議事録アップ」→「参加者、驚愕」の全手順

議事録の作成というのは面倒くさい作業だ。

できればやりたくない。しかし議事録があることでその会議で何が話されて、何が決定されたのか参加者全員で共有することができる。

その意味で議事録は必要な作業であり、手早く正確な作成が求められる。

もし議事録を取らないとどうなるだろうか。

誰が・何をするのかがはっきりしないので、次回の会議ではこんな会話が繰り広げられることになる。


部長「Aさん、前回の会議で頼んだ資料を配布してくれるかな」

社員A「えーと、すいません何の資料でしたっけ?」

部長「え、何だよ。この間の会議でお願いしたじゃん。Bさんは覚えているよね」

社員B「は、はい。たしか部長がその資料についてお願いしていたかと(本当は覚えていないなぁ)」

社員A「すいません(え、頼まれた覚えが本当にないんだけど……)」

部長「ちっ、しょうがないな。じゃあとりあえず会議を始めましょう」

 

これはよくあるケースだ。アホかと思うだろうがよくある。

当然準備がなされていないので前回の会議の繰り返しになったり、進展がなかったりで、非生産的に時間を消費することになる。残念なことにこういう会社は日本にたくさんあるだろう。

そのためやはり面倒でも議事録を記録しておき、次回会議までの宿題や課題を明確にしておかないと、こうした事態は防げないのだ

議事録をあっという間に作成する

議事録を作成する必要性は分かったとして、重要になるのは議事録を作成するスピードだ。

私の周りにも議事録の作成に一週間も二週間も時間をかけてしまう人がいる。

たいてい次回の会議の直前になってから「遅くなってすいません。前回の議事録をアップしました」なんてメールが送られてくる。

こうなるとその会議に参加していた者は、

「あれ、どういう会議だったっけ?」

と、すでに会議の内容を忘れてしまっていることが多い。そのため今さら議事録の内容が正しいかどうかも確認することはできない。
仕事にきびしい上司や、ライバルとなる同僚であれば、

「仕事がおせーよ。こんな議事録くらい、ちゃっちゃと出せよ」

なんて心の中でディスっているかもしれない。

会議参加者たちの情報共有の精度を上げるには、議事録は会議からなるべく時間を置かないべきだ。また自分が仕事をできることをアピールするためにも基本的には当日中、遅くても翌日には議事録を作成して参加者と共有すべきだろう。

会議終了と同時に議事録をアップする方法

ちなみに私は、会議の終了と同時に議事録をアップし共有するようにしている。

これは私が以前勤めていた企業で「仕事が早い」と評判だった先輩の真似をしている。

その先輩が議事録係の時は、会議が終了して参加者がデスクに戻った時には、すでにその先輩から議事録を添付したメールを届いているというスピードだった。

私も最初にこの先輩の議事録作成の報告メールを受け取った時は、「え、早っ!」と驚愕したものだ。

会議の終了と同時に議事録をアップする手順としては以下だ。

1.会議前に議事録のフォーマットを用意しておく
2.会議中は必要な情報だけをきちんと議事録として記録しておく
3.会議終了前に決定事項や次回会議までの宿題を参加者全員で確認しておく
4.会議終了と同時にメール添付で参加者に送信

 

簡潔にそれぞれポイントを説明しておこう。

1.会議前に議事録のフォーマットを用意しておく

いまどき会議にPC持ち込みが禁止されている会社はほとんどないという前提で話を進める。

会議前にPCに議事録のフォーマットを用意しておくことで議事録作成のスピードは圧倒的に早くなる。

たとえば議事録の完成した状態が以下だったとしよう。

f:id:hokuryuno:20171206170750j:plain

上記が議事録の完成版だとすると、以下のようなフォーマットを自分のPCに用意しておく。

f:id:hokuryuno:20171206170843j:plain

つまり、会議前に事前に書き込める部分はすべて埋めておく。そうすることで議事録の「●」(黒丸)の部分だけ、書き込めば良い状態になる。

もしかしたら「こんな面倒なこと、会議前にやる時間ないよ」と思う人もいるかもしれないが、前回の議事録のデータがあればフォーマットを用意するのは10分あれば十分だろう。

2.会議中は必要な情報だけをきちんと議事録として記録しておく

次に会議中の作業について。

会議中は注意深く出席者の発言を聞きながら、重要となる発言だけを議事録のフォーマットにメモしていく。本題と離れた話題については記録は不要だ。

会社によって議事録のルールは異なるかもしれないが、ダラダラと発言すべてを記録していくような議事録は後で見直す気が出ないほど長文になってしまう。

何が重要な情報なのかわからなくなるし、効果が薄い。決定事項次回会議までの宿題の2点だけしっかりと記録しておけば問題ないケースがほとんどのはずだ。

また「何が重要な発言なのか」がわからない場合もあるだろう。会議中に話が二転三転し、一度決まったかに思えた決定自体が覆されることもある。

そのような時はその場で議事録を修正していく。とくに会議では本題を離れた非生産的な話を延々とするような困った人も参加することがあるが、実はこうした時間は議事録の内容を整理したり、誤字脱字を修正するチャンスだ。

こうして会議中の時間を有効に利用することによって議事録の完成度が高まっていく。

3.会議終了前に決定事項や次回会議までの宿題を参加者全員で確認しておく

議事録を作成して、参加者に配布した際に、議事録の修正を求められることはある。そのこと自体は必要なもので決して悪いことではない。しかし再度議事録を修正して、参加者に再度確認して……というやり取りの時間が発生するのでできるなら省きたい。

このムダを解消するために、会議終了前にその会議での決定事項や次回会議までの宿題を参加者全員でその場で確認しておくと良い。
こうすることで議事録の修正作業が発生する確率は格段に減る。それでももし会議後に修正の依頼がきたら「次回からはなるべく会議中にご指摘ください」と伝えると、その後は会議の後の議事録修正の頻度は減っていくだろう。

4.会議終了と同時にメール添付で参加者に送信

ここまで来たら、残るは最後の作業だ。

会議終了時にすでに議事録の内容が完成されていて、さらに誤字脱字などもないようであれば、会議が終了し、皆が立ち上がって会議室から出ていく瞬間に、参加者宛てに議事録をメールしておく。

すると本エントリーの冒頭で説明したように、参加者がデスクに戻って、PCを開いた瞬間に、議事録作成の報告メールが届くことなる。

高い確率で、上司や同僚から「仕事が早い」「仕事ができる」という評価を得ることができるだろう。議事録を早くアップするだけで周囲から信頼されるようになるなら簡単なものだ。

なお、効率的な会議については、過去に以下のエントリーを書いたので良ければ参考までに。

www.kotsulog.com